Die Mitgliederverwaltung, die sich selbst pflegt Für Vorstände, die das neben dem Beruf erledigen

Ledenboek ist eine vollständige Online-Mitgliederverwaltung für Vereine. Sie bietet alles, was Sie für eine professionelle Vereinsverwaltung brauchen: Mitgliederverwaltung, Online-Zahlungen per SEPA-Lastschrift, Kreditkarte oder PayPal, Beitragseinzug, Rechnungen, Veranstaltungen, Vorstandsverwaltung, Ausschüsse, E-Mail-Kommunikation und automatisierte Abläufe. Alles auf einer übersichtlichen und einfach zu bedienenden Plattform, die Sie von überall erreichen.

Ledenboek eignet sich für fast alle Arten von Vereinen in Deutschland: Sportvereine und Mehrspartenvereine (Fußball, Turnen, Tennis, Handball, Schwimmen, Leichtathletik), Hobbyvereine (Fotografie, Schach, Skat, Modellbau), Interessenverbände, Kulturvereine (Musik, Theater, Kunst, Chor), Schützenvereine, Heimat- und Bürgervereine, Studentenvereine, Gewerbevereine, Betriebssportgruppen und Stiftungen. Vom kleinen Verein mit 10 Mitgliedern bis zum großen Verein mit über 500 Mitgliedern: Das System wächst mit Ihren Anforderungen.

Sie können in 5 Minuten loslegen. Konto anlegen, Vereinsdaten eintragen, fertig. Der Import einer bestehenden Mitgliederliste dauert je nach Größe weitere 15 bis 30 Minuten. Die meisten Vereine sind innerhalb einer Stunde startklar. Unsere Anleitungen und unser Support helfen Ihnen schnell weiter.

Ja, Ledenboek ist vollständig responsiv und funktioniert hervorragend auf Smartphones und Tablets. Unterwegs schlagen Sie schnell ein Mitglied nach, prüfen eine Zahlung oder verschicken eine E-Mail. Auch das Mitgliederportal ist für Mobilgeräte gemacht, sodass Ihre Mitglieder sich bequem vom Handy aus anmelden und bezahlen können.

Ledenboek hat transparente Preise nach Anzahl der Mitglieder:

• Mini: 99 € pro Jahr (1 bis 50 Mitglieder)
• Basis: 179 € pro Jahr (51 bis 150 Mitglieder)
• Standard: 299 € pro Jahr (151 bis 300 Mitglieder)
• Plus: 449 € pro Jahr (301 bis 500 Mitglieder)
• Groß: 449 € pro Jahr plus 0,60 € pro Mitglied über 500

Wichtig: Alle Abonnements enthalten genau dieselben Funktionen. Sie zahlen also nur mehr, wenn Sie mehr Mitglieder haben, nie für zusätzliche Funktionen.

Ja, jedes Abonnement beginnt mit 30 Tagen kostenlosem Test. Sie brauchen keine Kreditkarte und gehen keine Verpflichtung ein. In der Testphase haben Sie Zugriff auf alle Funktionen und können Ledenboek mit Ihrem eigenen Verein ausprobieren. Nach 30 Tagen entscheiden Sie selbst, ob Sie weitermachen.

Ja, Sie können Ihr Abonnement jederzeit kündigen. Es gibt keine Kündigungsfrist und keine Vertragsbindung. Nach der Kündigung läuft Ihr Abonnement bis zum Ende des bezahlten Zeitraums weiter. Wir möchten, dass Sie bleiben, weil Sie zufrieden sind, und nicht, weil ein Vertrag Sie bindet.

Ja, Ledenboek wächst mit Ihrem Verein. Über 500 Mitgliedern zahlen Sie 449 € pro Jahr plus 0,60 € pro weiterem Mitglied, ohne Angebot und ohne Sonderlösung. Die Technik ist darauf ausgelegt, große Mengen an Mitgliedern, Rechnungen und E-Mails problemlos zu verarbeiten.

Wenn Ihr Abonnement endet, können Sie vorher alle Ihre Daten nach Excel exportieren. Wir bewahren Ihre Daten noch 60 Tage auf, danach werden sie endgültig gelöscht. Sie können auch eine frühere vollständige Löschung verlangen. Wenn Sie zu einem anderen System wechseln möchten, sorgen wir für einen reibungslosen Übergang.

Über die Anbindung an Mollie unterstützt Ledenboek die in Deutschland üblichen Zahlungsarten: SEPA-Lastschrift, Kreditkarte (Visa, Mastercard, American Express), PayPal, SEPA-Überweisung und Apple Pay. Ihre Mitglieder zahlen also so, wie es ihnen am liebsten ist. Alle Zahlungen werden sicher und schnell abgewickelt.

Ledenboek automatisiert Ihren gesamten Beitragseinzug. Sie legen die Beiträge einmal pro Mitgliedschaftsart fest. Danach erstellt das System automatisch Rechnungen, verschickt sie per E-Mail mit einem direkten Zahlungslink und behält alle Zahlungen im Blick. Mitglieder zahlen mit einem Klick online. Bleibt eine Zahlung aus, gehen automatisch Zahlungserinnerungen raus. Sie sehen jederzeit in Echtzeit, wer bezahlt hat und wer nicht.

Ja, Ledenboek unterstützt beliebig viele unterschiedliche Beiträge. Sie können Tarife pro Mitgliedschaftsart festlegen (zum Beispiel Erwachsene, Jugendliche, Familie, Ehrenmitglied), pro Altersgruppe oder sogar pro einzelnem Mitglied. Auch Staffelrabatte und Familienmitgliedschaften sind möglich. Das System berechnet für jedes Mitglied automatisch den richtigen Betrag.

Ja, Sie können automatische Zahlungserinnerungen einrichten. Sie legen selbst fest, nach wie vielen Tagen eine Erinnerung verschickt wird und wie viele Erinnerungen es höchstens gibt. Die E-Mails lassen sich vollständig an Ihren Verein anpassen und enthalten einen direkten Zahlungslink. So sparen Sie stundenlange Verwaltungsarbeit, und mehr Beiträge kommen pünktlich an.

Neben den automatischen Beitragsrechnungen können Sie auch Rechnungen von Hand erstellen. Wählen Sie das Mitglied aus, fügen Sie Rechnungspositionen hinzu (zum Beispiel für einen Workshop oder Material) und verschicken Sie die Rechnung per E-Mail mit Zahlungslink. Das Mitglied zahlt direkt online, und die Zahlung wird automatisch erfasst.

Ja. Ledenboek hat selbst ein Hauptbuch, eine Bilanz und eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung, sodass viele Vereine kein eigenes Buchhaltungsprogramm brauchen. Möchten Sie die Daten trotzdem übertragen, liefert Ledenboek das Journal als CSV-Datei, die sich in gängige Buchhaltungsprogramme einlesen lässt, und zusätzlich eine Auditdatei (XAF). Mehr dazu, wie Ledenboek als Buchhaltungsprogramm für Vereine funktioniert.

Der Import Ihrer bestehenden Mitgliederliste ist einfach. Laden Sie eine Excel-Datei mit Ihren Mitgliederdaten hoch. Ledenboek erkennt gängige Spaltennamen (Name, Anschrift, E-Mail, Geburtsdatum usw.) automatisch und hilft Ihnen, die Felder richtig zuzuordnen. Nach der Kontrolle importieren Sie alles mit einem Klick. Die meisten Vereine sind innerhalb einer Stunde startklar.

Ledenboek bietet umfangreiche Möglichkeiten für die Mitgliederverwaltung. Standardfelder: Name, Anschrift, E-Mail, Telefon, Geburtsdatum, Mitgliedschaftsart, Eintrittsdatum, Beitrag und Zahlungsstatus. Dazu können Sie beliebig viele eigene Felder anlegen, etwa für die Verbandsnummer, die Kleidergröße, Essenswünsche oder was Ihr Verein sonst braucht. Alle Daten sind durchsuchbar und exportierbar.

Ja, im Mitgliederportal können sich Mitglieder anmelden, ihre eigenen Daten ansehen und ändern. Sie sehen ihre Anschrift, ihre Mitgliedschaft, ihre bisherigen Zahlungen und offene Rechnungen. Eine neue Anschrift oder E-Mail-Adresse tragen sie selbst ein. Das spart dem Vorstand viel Verwaltungsarbeit, und die Daten sind immer aktuell.

Ledenboek erstellt eine eigene Anmeldeseite für Ihren Verein. Neue Mitglieder tragen dort ihre Daten ein, wählen ihre Mitgliedschaftsart und zahlen ihren Mitgliedsbeitrag direkt online. Nach erfolgreicher Zahlung werden sie automatisch in Ihren Mitgliederbestand aufgenommen und erhalten eine Willkommensmail. Der ganze Ablauf ist vollständig automatisiert.

Ja, Ledenboek unterstützt Verknüpfungen zwischen Mitgliedern. Sie können Familienbeziehungen erfassen (Eltern und Kinder, Partner), aber auch Ehepartner und Geschwister. Das ist praktisch für Familienmitgliedschaften, Rechnungen an eine gemeinsame Anschrift oder für Jugendmitglieder und ihre Eltern.

Ledenboek erfasst alle Kündigungen automatisch. Sie tragen eine Kündigung mit Enddatum und Grund im Mitgliederbestand ein; ein Mitglied kann das nicht selbst im Mitgliederportal tun. Sie sehen das Kündigungsdatum, den Grund (falls angegeben) und das Ende der Mitgliedschaft. Die Daten bleiben für Ihre Unterlagen erhalten. So haben Sie Zu- und Abgänge immer im Blick.

Ja, Sie können beliebig viele eigene Felder zum Mitgliederprofil hinzufügen. Legen Sie Textfelder, Zahlenfelder, Datumsfelder, Auswahllisten oder Kontrollkästchen an. Beispiele: Verbandsnummer, Kleidergröße, Essenswünsche, Führerschein oder Spielklasse. Alle eigenen Felder sind durchsuchbar, filterbar und exportierbar.

Das Anmeldeformular, die Mitgliederliste oder den Kalender binden Sie mit ein paar Zeilen Code in Ihre eigene Website ein. Das funktioniert auf jeder Website, auch mit WordPress, Wix oder einer selbst gebauten Seite. Was Sie einbinden, bleibt von selbst aktuell, denn es kommt direkt aus Ledenboek.

Nein. Sie kopieren eine Zeile Code aus Ledenboek und fügen sie dort ein, wo sie erscheinen soll. In WordPress geht das in einem normalen Textblock. Kommen Sie nicht weiter, schreiben Sie uns kurz; wir helfen gern.

Ja, für Ihre eigene Website. Mit einem API-Schlüssel meldet Ihre Website neue Mitglieder an, aktualisiert Daten und verarbeitet Kündigungen; darauf läuft auch das WordPress-Plugin. Für Listen auf Ihrer Website gibt es einbindbare Bausteine, und für KI-Assistenten eine eigene Anbindung. Eine allgemeine API, um alle Ihre Daten auszulesen, gibt es nicht; schreiben Sie uns, wenn Sie etwas Bestimmtes anbinden möchten.

Ja, Sie können alle Daten nach Excel (XLSX) oder CSV exportieren. Exportieren Sie Ihre vollständige Mitgliederliste, eine gefilterte Auswahl, Zahlungsübersichten oder Anschriftenlisten. Die Exporte enthalten alle relevanten Spalten und sind direkt nutzbar für Serienbriefe, Auswertungen oder die Weitergabe an Dritte (z. B. Verband oder Versicherung).

Ledenboek unterstützt das Model Context Protocol (MCP), den offenen Standard, mit dem KI-Assistenten wie Claude und ChatGPT direkt Daten aus externen Systemen abfragen können. Jedes Vorstandsmitglied erhält eine persönliche, gesicherte URL, die Sie einfach in Ihrem KI-Assistenten hinzufügen. Danach können Sie Fragen auf Deutsch stellen: „Wie viele Mitglieder haben wir?“, „Wer ist Kassenprüfer?“ oder „Welche Rechnungen sind offen?“ Ihr KI-Assistent fragt Ledenboek in Echtzeit ab und antwortet sofort. Die Anbindung beachtet Ihre Rolle: Ein Kassenwart sieht die Finanzdaten, ein Schriftführer nicht. Endet Ihr Amt, endet auch der Zugriff automatisch. Sie müssen nichts installieren: Es ist einfach eine URL.

Sicherheit hat bei Ledenboek oberste Priorität. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (TLS), und sensible Schlüssel liegen verschlüsselt in der Datenbank. Wir erstellen täglich automatische Backups. Unsere Server stehen in einem gesicherten Rechenzentrum in Europa. Wir arbeiten vollständig DSGVO-konform und geben niemals Daten an Dritte weiter. Der Zugang zum System ist durch starke Passwörter und Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) geschützt.

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) fügt Ihrem Konto eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu. Neben Ihrem Passwort brauchen Sie einen Code aus einer Authenticator-App auf Ihrem Smartphone (etwa Google Authenticator oder Microsoft Authenticator). Selbst wer Ihr Passwort kennt, kann sich ohne Ihr Smartphone nicht anmelden. Sie schalten 2FA ganz einfach in Ihren Kontoeinstellungen ein.

Ja, Ledenboek ist vollständig DSGVO-konform. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur für die Zwecke, für die sie erhoben wurden. Mitglieder können ihre Daten einsehen, berichtigen und löschen lassen. Wir bieten einen Auftragsverarbeitungsvertrag an und helfen Ihnen, Ihre Pflichten als Verantwortlicher zu erfüllen. Privacy by Design ist ein Grundprinzip unserer Software.

Ledenboek erfasst automatisch, welche E-Mails nicht ankommen (Bounces). Sie erhalten eine Übersicht der ungültigen E-Mail-Adressen und können sie korrigieren. Das System verhindert wiederholte Sendungen an fehlerhafte Adressen. Das schützt Ihren Ruf als Absender und sorgt dafür, dass Ihre Nachrichten tatsächlich ankommen.

Ja, Ledenboek hat umfangreiche E-Mail-Funktionen. Sie können Nachrichten an alle Mitglieder, an bestimmte Gruppen oder an einzelne Mitglieder senden. Die E-Mails erscheinen im Design Ihres Vereins mit Ihrem Vereinslogo. Für häufige Nachrichten können Sie Vorlagen anlegen. Alle verschickten E-Mails werden protokolliert, sodass Sie jederzeit nachsehen können, was verschickt wurde.

Ja, Sie können beliebig viele Gruppen und Ausschüsse anlegen. Denken Sie an Mannschaften, Arbeitsgruppen, Ausschüsse oder Abteilungen. Pro Gruppe legen Sie fest, welche Mitglieder dazugehören und wer Ansprechpartner ist. E-Mails an bestimmte Gruppen sind schnell verschickt. Ideal für Sportmannschaften, Arbeitsgruppen für Veranstaltungen oder die Kommunikation einzelner Abteilungen.

Ledenboek hält die Zusammensetzung Ihres Vorstands automatisch fest. Sie tragen ein, wer welches Amt hat (Vorsitzende(r), Schriftführer(in), Kassenwart usw.), mit Beginn und Ende. Das System zeigt immer den aktuellen Vorstand und bewahrt die vollständige Historie auf. Praktisch für Ihre Website, die Anmeldung zum Vereinsregister und Jahresberichte. Vorstandsmitglieder erhalten automatisch die passenden Zugriffsrechte.

Ja, Ledenboek hat ein umfangreiches Berechtigungssystem. Sie legen pro Vorstandsamt oder Ausschuss fest, welche Bereiche zugänglich sind. Der Kassenwart erhält zum Beispiel Zugriff auf die Finanzen, während die Mitgliederverwaltung nur Mitgliederdaten bearbeiten kann. So arbeiten mehrere Personen sicher zusammen, ohne dass jeder überall hinkommt.

Ja, Ledenboek hat ein eigenes Modul für die Vereinszeitschrift. Sie verwalten die Versandliste für Ihr Vereinsheft, einschließlich zusätzlicher Anschriften (Ehrenmitglieder, Sponsoren, Anzeigenkunden). Anschriftenlisten können Sie für die Druckerei oder den Versand exportieren. Auch Nichtmitglieder, die die Zeitschrift erhalten, stehen darauf, mit Name und Anschrift.

Ja, Ledenboek hat ein Sitzungsmodul, mit dem Sie Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen planen und dokumentieren. Sie erfassen Datum und Anwesende und können Dokumente (Tagesordnung, Protokoll) anhängen. Für Veranstaltungen verwalten Sie Anmeldungen mit Online-Anmeldung und Zahlung. Ideal für Workshops, Lehrgänge oder den jährlichen Vereinsausflug.

Ja, Ledenboek bietet umfangreiche Auswertungen. Sie sehen auf einen Blick: Gesamtzahl der Mitglieder, neue Anmeldungen, Kündigungen, Verstorbene und Zahlungsstatus. Sie können Listen erstellen und nach Excel exportieren, für weitere Auswertungen oder Ihren Jahresbericht. Alle Daten lassen sich nach Datum, Status, Gruppe und mehr filtern.

Ja, Ledenboek bietet umfangreiche Finanzfunktionen. Sie importieren ganz einfach Kontoauszüge (Format MT940/CAMT.053) und ordnen Buchungen den Mitgliedern zu. Das System erstellt automatisch den Jahresabschluss für die Mitgliederversammlung, mit übersichtlichen Grafiken der Einnahmen und Ausgaben. Außerdem können Sie eine Finanzprognose für das kommende Jahr erstellen, auf Basis der bisherigen Zahlen und anpassbarer Annahmen.

Ledenboek bietet eine vollständig digitale Kassenprüfung. Die Kassenprüfer erhalten über das Mitgliederportal Zugriff auf alle Kontobewegungen des Geschäftsjahres. Sie können zu jeder Buchung Anmerkungen machen und dem Kassenwart Fragen stellen, der automatisch per E-Mail informiert wird. Nach der Prüfung können die Kassenprüfer den Kassenbericht freigeben und digital unterschreiben. Das System erstellt automatisch ein Entlastungsdokument (PDF) mit allen Unterschriften, als formelle Grundlage für die Entlastung des Kassenwarts. Der ganze Ablauf findet online statt, ohne Papier.

Ja, Vorstandsmitglieder können Auslagen digital einreichen. Sie laden einen Beleg oder eine Rechnung hoch oder rechnen gefahrene Kilometer ab und reichen die Erstattung ein. Der Kassenwart erhält eine Benachrichtigung, genehmigt oder lehnt ab und zahlt alles in einem Schritt mit einer SEPA-Datei aus, die er bei seiner Bank einliest. Wer ausgezahlt wurde, bekommt darüber eine E-Mail. Normale Mitglieder können noch keine Auslagen einreichen.

Ja, Ledenboek passt sich Ihrem Vereinsdesign an. Sie laden Ihr Vereinslogo hoch und wählen Ihre Primär- und Sekundärfarbe. Alle E-Mails, das Anmeldeformular und das Mitgliederportal erscheinen automatisch in Ihren Farben. So tritt Ihr Verein gegenüber den Mitgliedern professionell und einheitlich auf.

Ja, wenn Sie mehrere Vereine betreuen, können Sie alle über ein Konto verwalten. Jeder Verein hat seinen eigenen, abgeschirmten Bereich mit eigenen Mitgliedern, Einstellungen und eigenem Design. Praktisch für Dachverbände, Verbände oder Personen, die mehrere Vereine unterstützen.

Wir bieten Unterstützung per E-Mail und über unser Online-Hilfecenter mit Anleitungen und Videos. Ihre E-Mail landet bei den Leuten, die Ledenboek entwickeln, und Sie bekommen meist innerhalb eines Werktags eine Antwort.

Ja, wir haben ein umfangreiches Hilfecenter mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Video-Tutorials und häufigen Fragen. Vom Import Ihrer ersten Mitgliederliste bis zum Einrichten automatischer Erinnerungen: Alles wird verständlich erklärt. Neue Funktionen bekommen immer eine Dokumentation.

Ja, Sie können eine persönliche Demo anfragen. Wir zeigen Ihnen dann per Videocall, wie Ledenboek funktioniert und wie es zu Ihrem Verein passt. Sie können alle Ihre Fragen stellen, und wir helfen Ihnen bei den ersten Schritten. Schreiben Sie an info@ledenboek.nl, um einen Termin für eine Demo zu vereinbaren.